Die Karte ist eingerichtet, die Belohnung steht fest. Jetzt übernimmt eine neue Aushilfe die Kasse. Ein Gast möchte erstmals sammeln, der nächste seine volle Karte einlösen. Mit einem kurz geübten Ablauf hat dein Team für beide die richtige Antwort parat.
Hier geht es darum, wie du Mitarbeitende in die Stempelkarte einarbeitest: mit drei Übungsfällen, einer Routine für volle Theken und einer kurzen Übergabe. Falls du noch über Regeln und Belohnungen entscheidest, beginne beim Leitfaden für kleine Betriebe.
Vor der Schicht: Regeln und Zuständigkeit griffbereit
Schreib die Stempelregel und die genaue Belohnung auf einen Merkzettel, im selben Wortlaut, den deine Gäste sehen. Ergänze, ob ein Einkauf mit mehreren passenden Artikeln einen oder mehrere Stempel bringt und wie eine reine Belohnungsabholung läuft. Offene Regelfragen klärt die verantwortliche Person vor der Schicht.
Leg außerdem fest, wen die Aushilfe bei Fragen anspricht und wer diese Person vertritt. Ein konkreter Name mit einem vereinbarten Kontaktweg auf der internen Notiz hilft mehr als „Frag die Leitung“, gerade wenn die Leitung nicht da ist.
Bei Treubar sind eigene Teamzugänge mit den Rollen Admin, Manager und Scanner in jedem Tarif enthalten. So hat jede Person genau den Zugang, den sie für ihre Aufgabe braucht. Stempelkorrekturen gibt es ab dem Tarif Start, und sie übernimmt ein Admin oder Manager. Scanner korrigieren nicht. Halte fest, wer bei euch korrigiert. Die Tarifübersicht und die Korrekturanleitung zeigen die Details.
Ein Beispielablauf für eure gemeinsame Probe
Ein frei erfundenes Schulungsbeispiel zum Üben: In einem Café gibt es pro bezahltem Besuch mit Kaffee einen Stempel. Bei erreichter Zielzahl ist ein Espresso die Belohnung. Wer nur den kostenlosen Espresso abholt, bekommt dafür keinen neuen Stempel. Ausnahmen klärt die Schichtleitung. Setzt an die Stelle dieser Beispielregel eure eigenen Bedingungen.
Übt am Gerät, das später an der Theke liegt. Eine Person spielt den Gast, die andere bedient, dann tauscht ihr. Die neue Person führt jeden Schritt selbst aus und sagt, woran sie erkennt, dass der Vorgang abgeschlossen ist.
Nehmt dafür eine eigene Übungskarte statt einer echten Gästekarte. Scans und Einlösungen zählen auch dort wirklich, also legt euch auch eine volle Karte bereit. Weitere Varianten besprecht ihr erst im Gespräch und tippt dann.
Übungsfall 1: Ein neuer Gast möchte mitmachen
Die Bedienung bietet die Karte mit einem kurzen Satz an: „Möchtest du bei uns Stempel sammeln? Die Karte kannst du im Wallet auf deinem Handy speichern.“ Sagt der Gast nein, ist der Fall erledigt. Ein freundliches Angebot reicht.
Bei Interesse zeigt die Bedienung den QR-Code zum Hinzufügen. Bei Treubar gibt der Gast einmal Vorname, Nachname und Geburtsdatum ein und speichert den Pass in Apple Wallet oder Google Wallet. Ein Treubar-Gästekonto braucht er nicht. Danach erklärt die übende Person den Unterschied: Der Code an der Theke führt zur Karte; zum Stempeln per Kamera scannt das Team den Wallet-Pass des Gastes.
Die Probe ist geschafft, wenn der Gast seine gespeicherte Karte wiederfindet und den passenden ersten Stempel hat. Die Bedienung erklärt, das Handy bleibt dabei beim Gast. Die Wallet-Anleitung hilft bei Rückfragen zum Hinzufügen.
Übungsfall 2: Ein Stammgast zeigt seine Karte
Der Gast öffnet seinen Wallet-Pass. Die Bedienung prüft kurz, ob der Einkauf zur vereinbarten Regel passt, und scannt den Pass mit der Kamera in der Treubar-App. Nehmt für diese Probe eine noch nicht volle Karte. Achtet auf die Rückmeldung in der App, bevor der nächste Gast dran ist. Die einzelnen Schritte stehen in Karte stempeln.
Baut eine Unterbrechung ein: Mittendrin fragt jemand nach einer Serviette. Danach sagt die Bedienung, ob schon gestempelt wurde. Im Zweifel schaut sie im Vorgang nach, statt einen doppelten Stempel zu riskieren. So sitzt der Wiedereinstieg nach einer Ablenkung.
Findet der Gast seine Karte nicht, hilfst du ihm im Wallet weiter. Google zeigt zum Beispiel, wie man eine Kundenkarte öffnet und ihren Code zum Scannen anzeigt. Eine zusätzliche Anmeldung an der Theke braucht es dafür nicht.
Übungsfall 3: Die Karte ist bereits voll
Jetzt zeigt der Gast eine volle Karte. Die Bedienung scannt sie und fragt, ob die Belohnung heute dran ist. Der Scan allein löst bei Treubar keine Belohnung ein. Die App bietet drei klare Aktionen, und im Cafébeispiel entscheidet der tatsächliche Einkauf:
- Nur den kostenlosen Espresso abholen: „Nur einlösen (kein Stempel)“.
- Einen passenden Einkauf bezahlen und den Espresso nutzen: „Einlösen & neuer Stempel“.
- Einen passenden Einkauf bezahlen und den Espresso später nutzen: „Belohnung aufbewahren & neuer Stempel“.
Die Bedienung nennt vor dem Tippen die gewählte Aktion und die Anzahl der Belohnungen. Eine Einlösung ist endgültig und braucht eine Internetverbindung, also kurz nachfragen, bevor du sie bestätigst. Die Anleitung zum Einlösen erklärt auch, wie es bei mehreren Belohnungen läuft. In der Probe zählt, dass die Person den Wunsch des Gastes richtig zuordnet und erst dann bestätigt.
Bei Andrang: ein fester Moment zum Stempeln
Legt fest, an welcher Stelle des Bezahlvorgangs die Karte dran ist. Im Beispiel bietet die Person an der Kasse sie nach der Bestellung an und stempelt nach dem Bezahlen. Macht jemand anderes den Kaffee, bleibt das Stempeln trotzdem bei der zuständigen Person.
Neue Gäste können die Einladung ablehnen oder später einsteigen. Braucht jemand länger beim Speichern, bietet ihm einen Platz neben der Schlange an und helft, sobald jemand frei ist. Ein konkreter nächster Schritt ist besser als ein vages „später“. Ist gerade niemand frei, sagt das freundlich und vereinbart, wie es weitergeht.
Nutzt ihr den optionalen NFC-Aufsteller, legt ebenso fest, wann Gäste selbst stempeln. Derselbe Besuch bekommt dann keinen zusätzlichen Stempel per Kamera. Tipps zum Standort des Codes findest du im Theken-Ratgeber.
Ausnahmen: wissen, wann du Hilfe holst
Kein Handy oder kein nutzbares Wallet: Erklär ruhig, dass der Ablauf mit dem digitalen Pass läuft. Für eine spätere Gutschrift braucht es eine vereinbarte Regel und einen technischen Weg. Habt ihr eine Alternative im Betrieb, kennt sie das ganze Team.
Code nicht lesbar: Bitte den Gast, den Pass vollständig zu öffnen. In Google Wallet lässt sich der Code laut Google-Hilfe vergrößert anzeigen, auch ein sauberes Display hilft. Klappt der Scan trotzdem nicht, holt die zuständige Person dazu.
Netz fehlt oder Stempelstand fraglich: Offline-Scans landen bei Treubar in einer Warteschlange und werden nachgetragen, sobald wieder Verbindung besteht. Ein Scan reicht also, auch wenn die Anzeige erst mit der nächsten Verbindung nachzieht. Einlösen braucht dagegen Netz. Stimmt ein Stempelstand nicht, prüft und korrigiert ein Admin oder Manager ab dem Tarif Start. Im Free-Tarif gibt es diese Korrektur nicht.
Offene technische Fälle gehen mit Zeitpunkt, Vorgang und Fehlermeldung an die zuständige Person. Bei Bedarf hilft der persönliche Treubar-Support per E-Mail an support@treubar.de. Wie du eine Anfrage gut formulierst, erklärt der Ratgeber zum Stempelkarten-Support. Schutz vor absichtlichem Missbrauch behandelt der separate Artikel zur Betrugsprävention.
Die Übergabe-Checkliste neben der Kasse
Geht beim Schichtwechsel diese Punkte gemeinsam durch. Die Liste ist eure interne Arbeitsnotiz und bleibt hinter der Theke:
- Regel und Belohnung: Was gilt heute, und ist die Belohnung verfügbar?
- Drei Abläufe: Neu hinzufügen, vorhandene Karte stempeln, volle Karte einlösen oder aufbewahren.
- Gerät und Zugang: Ist das Gerät bereit, und kann die übernehmende Person ihren eigenen Zugang nutzen?
- Zuständigkeit: Wer hilft jetzt, wer darf gegebenenfalls korrigieren?
- Offene Fälle: Was ist passiert, was wurde dem Gast gesagt, wer übernimmt den nächsten Schritt?
Notiere nur, was ihr für die Bearbeitung braucht, und bewahre die Notiz intern auf. Hakt erledigte Fälle ab, damit die nächste Schicht sie nicht noch einmal anfasst. Die Übergabe steht, wenn die übernehmende Person den nächsten Schritt kennt.
Nach einer Woche: den Ablauf gemeinsam verbessern
Frag im Teamgespräch: An welcher Stelle musstest du nachfragen? Welchen Satz haben Gäste missverstanden? Welche Ausnahme blieb bis zur nächsten Schicht offen? Besprecht konkrete Situationen ohne Namen der Gäste und ohne Ranglisten nach Stempelzahlen.
Wählt eine Änderung aus, etwa einen klareren Satz zur Belohnung oder eine eindeutige Vertretung. Aktualisiere den Merkzettel, übt den Fall noch einmal und informiere auch Aushilfen, die nicht da waren, vor ihrer nächsten Schicht. Der Rückblick zeigt euch, wo der Ablauf noch klarer werden kann.