Eine Stempelkarte lohnt sich, wenn zusätzliche oder erhaltene Besuche mehr einbringen, als Belohnungen und Betrieb kosten. Hier rechnest du aus, wie viele Besuche dein Café, deine Bäckerei oder dein Salon dafür braucht.
Die Formel: Wie viele zusätzliche Besuche brauchst du?
Monatliche Programmkosten ÷ Deckungsbeitrag pro zusätzlichem Besuch = nötige zusätzliche Besuche. Runde das Ergebnis auf einen ganzen Besuch auf.
Zu den Programmkosten gehören Belohnungen, Tarif und zusätzlicher Aufwand. Der Deckungsbeitrag ist dein Nettoverkaufspreis abzüglich der variablen Kosten des Besuchs. Rechne mit deinen eigenen Werten.
Was die Belohnung dich kostet
Nehmen wir für die Rechnung an: Ein Gratis-Kaffee ersetzt keinen bezahlten Kauf und verursacht keine zusätzlichen Personalkosten. Alle Werte sind netto, ohne Mehrwertsteuer.
- Nettoverkaufspreis pro Cappuccino: 3,20 €.
- Wareneinsatz für Bohnen, Milch und Beigaben: 0,65 €.
- Beitrag pro zusätzlich verkauftem Cappuccino: 2,55 €.
Nach zehn bezahlten Kaffees stehen 32 € Nettoumsatz einem Gratis-Kaffee mit 0,65 € Wareneinsatz gegenüber. Das sind gut 2 Prozent des Umsatzes. Für den Gast ist einer von elf Kaffees gratis, also gut 9 Prozent Ersparnis.
Ersetzt der Gratis-Kaffee dagegen einen bezahlten Kauf, gehört der entgangene Deckungsbeitrag ebenfalls zu den Programmkosten. So rechnest du den Vorteil für deinen Laden vollständig.
Die versteckte Rechnung: Gäste, die sowieso gekommen wären
Plane auch Belohnungen für Gäste ein, die ohnehin regelmäßig kommen. Deine Stammkundin holt ihren Cappuccino jeden Morgen um halb acht, auch ohne Karte. Ihr Gratis-Kaffee ist ein Dankeschön, kein zusätzlicher Besuch.
Die entscheidende Frage lautet deshalb: Bringt die Karte genug zusätzliche Besuche, um alle Belohnungen zu bezahlen, auch die an Gäste, die ohnehin gekommen wären?
Rechnen wir das für ein kleines Café durch. Angenommen, du hast 40 Stammgäste mit Karte, die im Schnitt dreimal pro Woche kommen:
- 40 Gäste × 3 Besuche = 120 Stempel pro Woche
- Bei 10 Stempeln pro Belohnung sind das 12 Belohnungen pro Woche, rund 52 im Monat
- 52 × 0,65 € = rund 34 € Wareneinsatz im Monat für Belohnungen
34 € geteilt durch 2,55 € Rohertrag pro Besuch ergibt: 14 zusätzliche Besuche im Monat decken in diesem Beispiel den Wareneinsatz der Belohnungen. Mit 7,99 € für Start sind es aufgerundet 17 zusätzliche Besuche vor weiterem Aufwand. Der Tarifpreis ist inkl. MwSt. Bei 40 Stammgästen sind das weniger als ein Zusatzbesuch pro Person alle zwei Monate.
Drei Branchen, drei sehr unterschiedliche Rechnungen
Kaffee hat einen niedrigen Wareneinsatz. Bei Dienstleistungen sieht die Rechnung anders aus. Drei Beispiele mit Netto-Beispielwerten:
| Café | Bäckerei | Friseursalon | |
|---|---|---|---|
| Belohnung | Cappuccino nach 10 Stempeln | Brot nach 10 Stempeln | Haarschnitt −50 % nach 6 Stempeln |
| Umsatz bis zur Belohnung | 10 × 3,20 € = 32 € | 10 × 4,00 € = 40 € | 6 × 40 € = 240 € |
| Was die Belohnung kostet | ca. 0,65 € Ware | ca. 0,90 € Ware und Ofen | 20 € Umsatzverzicht |
| Anteil am Umsatz | rund 2 % | rund 2 % | rund 8 % |
Café und Bäckerei verschenken Ware, deren Einkauf nur einen Bruchteil des Preises ausmacht. Der Salon verschenkt dagegen Umsatz: Der Schnitt kostet die gleiche Arbeitszeit, ob er voll bezahlt wird oder halb. Ein Preisnachlass greift deshalb direkt in den Ertrag des Termins ein.
Die Alternative: eine Belohnung mit echtem Wareneinsatz statt Preisnachlass. Eine Pflegekur oder eine Kopfmassage von zehn Minuten, ein Pflegeprodukt aus dem eigenen Regal, beim Barbier die Bartkontur dazu. Wähle ein Extra, dessen Material- und Zeitkosten du kennst und das in deinen Terminplan passt. Mehr zur Stempellogik im Salon steht auf der Branchenseite für Friseursalons.
Was die Karte selbst kostet
Papierkarten kosten Druck und Nachdruck. Was fehlt, ist der Überblick über Karten im Umlauf und Einlösungen. Damit fehlen dir die Zahlen für diese Rechnung im eigenen Laden. Mehr dazu im Vergleich Papier- vs. digitale Stempelkarte.
Eine digitale Stempelkarte wie Treubar kostet für bis zu 20 Kundenpässe nichts, ohne festes Enddatum. Danach hebt der Start-Tarif für 7,99 € im Monat (inkl. MwSt.) das Limit auf. Bei 2,55 € Beitrag pro Cappuccino decken vier zusätzliche Verkäufe die Tarifkosten.
Wann sich eine Stempelkarte nicht lohnt
In diesen Fällen würden wir von einer Stempelkarte abraten:
- Fast nur Einmalgäste. Wenn deine Gäste fast ausschließlich auf der Durchreise sind, fehlt die Gelegenheit zum Wiederkommen. Die Karte kostet dich dort wenig, bringt aber auch wenig. Gute Google-Bewertungen helfen dir dort mehr, denn sie entscheiden, wer überhaupt reinkommt.
- Hauchdünne Margen. Wenn dir pro Einkauf nur Cent-Beträge bleiben, wird jede Belohnung zur Rechenaufgabe. Dann lieber eine Belohnung aus einem Sortimentsteil mit besserer Marge wählen oder ganz verzichten.
- Niemand im Team zieht mit. Eine Karte, die keiner anbietet und keiner stempelt, kostet kaum Geld, aber sie bindet auch niemanden. Der eigentliche Aufwand ist die Routine an der Theke, nicht das Abo.
So prüfst du nach drei Monaten, ob sie wirkt
Vergleiche Kosten und Wiederkehr über mehrere Wochen. Diese drei Schritte geben dir eine Grundlage für die nächste Entscheidung:
- Kosten ausrechnen: eingelöste Belohnungen × Wareneinsatz, plus Kosten für Tarif und zusätzlichen Aufwand. Berücksichtige auch entgangenen Deckungsbeitrag, falls Belohnungen sonst bezahlte Käufe ersetzen.
- Wiederkehr ansehen: Prüfe im Stempel-Protokoll, ob die Stempel bei getrennten Besuchen vergeben wurden. Start- und Doppelstempel zählen nicht als zusätzlicher Besuch. Der Stempelstand allein zeigt deshalb nicht, wie oft ein Gast da war.
- Abstände prüfen: Schau dir die Abstände zwischen getrennten Besuchen im Stempel-Protokoll an. Kürzere Besuchsabstände können ein Hinweis sein; sie beweisen allein nicht, dass die Karte zusätzliche Besuche ausgelöst hat. Betrachte auch Karten, die noch nicht voll sind, damit du nicht nur die eifrigsten Sammler siehst. Den Forschungshintergrund erklärt die Psychologie der Stempelkarte.
Für Punkt 2 und 3 brauchst du Daten pro Karte aus Kundenliste und Stempel-Protokoll, beides ab Start. Die Statistik zur Stempelkarte zeigt Karten und Stempel im Überblick schon mit Free.
Und wenn die Zahlen etwas anderes sagen als gedacht: Stempelziel oder Belohnung anpassen. Wie du die Stempelzahl findest, steht in Wie viele Stempel?
Häufige Fragen
Wie viel Rabatt gebe ich mit einer Stempelkarte?
Aus Sicht des Gastes: eine Belohnung geteilt durch alle Käufe inklusive der Belohnung. Bei „10 Stempel, dann einer gratis“ ist das einer von elf, also gut 9 Prozent. Aus deiner Sicht: Wareneinsatz der Belohnung geteilt durch den Nettoumsatz bis dahin. Beim Café-Beispiel sind das gut 2 Prozent.
Sollte die Belohnung ein Produkt oder ein Rabatt sein?
Fast immer ein Produkt. Ein Rabatt von 5 € kostet dich 5 € Umsatz. Bei einem Produkt im Verkaufswert von 5 € fällt zunächst dessen Wareneinsatz an. Zusätzlicher Aufwand und ein möglicher entgangener Verkauf kommen dazu, wie in den Annahmen oben beschrieben. Für den Gast fühlt sich ein konkretes Produkt außerdem greifbarer an als ein Prozentsatz.
Was ist mit Karten, die nie voll werden?
Ohne Einlösung fallen keine Belohnungskosten an. Plane trotzdem mit Karten, die voll werden. Eine Karte, die so angelegt ist, dass kaum jemand sie füllt, spart zwar Belohnungen, bindet aber auch niemanden. Gute Karten werden voll, und zwar in Wochen oder wenigen Monaten.
Rechne deine erste Belohnung durch
Notiere Nettoverkaufspreis, Wareneinsatz und dein Stempelziel. Mit Treubar kannst du die Karte kostenlos einrichten und den Ablauf mit bis zu 20 Kundenpässen ausprobieren. Nutze danach deine tatsächlichen Einlösungen für die nächste Rechnung. Oder trag deine Zahlen direkt in den Stempelkarten-Rechner ein.