Digitale Stempelkarte fürs Café: Mach Gäste zu Stammgästen

Der nächste Kaffee? Wieder bei dir.

Der Cappuccino auf dem Arbeitsweg, der Flat White in der Mittagspause: Gib deinen Gästen einen Grund, ihre Kaffeeroutine bei dir zu behalten. Mit deiner digitalen Treuekarte fürs Café sammeln sie bei jedem bezahlten Kaffee auf ein sichtbares Ziel hin. Die Karte liegt im Handy statt in der Jacke von gestern.

Wo der QR-Code im Café hingehört

An der Kasse ist der falsche Moment für ein Formular: Dein Gast hat das Portemonnaie in der Hand, und hinter ihm warten drei Leute. Stell den Code dorthin, wo ohnehin gewartet wird: an die Ausgabe neben der Siebträgermaschine, ans Zuckerbord und auf die Tische für alle, die bleiben.

Scannen, Name und Geburtsdatum eintragen, hinzufügen: Das klappt, während der Milchschaum entsteht. Hat dein Gast dann schon bezahlt, scanne den neuen Pass an der Ausgabe einmal nach. So zählt der heutige Kaffee gleich mit, und die Karte startet nicht leer. Wie du den Code bekommst, steht unter QR-Code für die Theke ausdrucken.

Der Morgenandrang: wer wann stempelt

Zwischen acht und neun entscheidet sich, ob dein Team die Karte mag. Diese Regeln halten die Schlange in Bewegung:

• Der Scan gehört zur Kasse. Wer an der Maschine steht, bleibt dort. Die Person an der Kasse scannt beim Kassieren. Jede Person im Team meldet sich per QR-Code mit einem eigenen Zugang in der App an.
• Erst die Karte, dann der Kartenleser. Frag beim Bonieren: „Karte dabei?“ Wer sie zeigen will, hat sie so schon offen, bevor das Terminal läuft.
• Runde fürs Büro vorher klären. Holt jemand vier Kaffees und du zählst pro Kaffee, sind das vier Scans. Einen zweiten Scan innerhalb von fünf Sekunden lehnt die App als Doppelscan ab. Ist dir das im Andrang zu lang, gilt ein Stempel pro Bestellung. Sag das aber von Anfang an so.
• Volle Karte, lange Schlange. Der Scan einer vollen Karte löst die Belohnung nicht automatisch ein. Dein Team fragt kurz nach und kann sie mit „Belohnung aufbewahren“ für später sichern. Dein Gast sammelt dann mit einem neuen Stempel weiter.
• Schlechtes Netz im Gewölbekeller. Stempel warten in der Warteschlange und werden nachgetragen. Nur das Einlösen braucht eine Verbindung.

Welche Stempelzahl zu deinem Café passt

Zehn Stempel sind die vertraute Größe, passen aber nicht zu jedem Laden. Rechne mit dem Rhythmus deiner Stammgäste:

• Pendler-Bar, täglich werktags: Zehn Stempel sind in rund zwei Wochen voll.
• Quartierscafé, zwei- bis dreimal pro Woche: Zehn Stempel dauern etwa vier Wochen.
• Brunch-Café, einmal pro Woche: Zehn Stempel dauern zehn Wochen. Hier sind sechs Stempel oft die ehrlichere Wahl.

Die Belohnung sollte schon beim ersten Lesen eindeutig sein. „Ein Kaffee aufs Haus“ wirft an der Theke Fragen auf: Gilt das auch für den großen Hafer-Latte? Schreib es in den Belohnungstext, etwa „Ein Heißgetränk deiner Wahl“. Passt Gebäck besser zu deinem Angebot, geht das genauso. Mehr zur Herleitung liest du unter passende Stempelzahl.

Rechenbeispiel: Was kostet der Kaffee aufs Haus?

Die folgenden Zahlen sind Beispielzahlen, keine Messwerte. Setz deine eigenen ein.

• Verkaufspreis Cappuccino netto: 3,20 €
• Wareneinsatz für Bohnen, Milch und Becher: 0,70 €
• Rohertrag pro Kaffee, ohne Personal und Miete: 2,50 €

Zehn bezahlte Kaffees bringen 32 € Nettoumsatz und 25 € Rohertrag. Die Belohnung kostet dich 0,70 € Ware. Hätte dein Gast den elften Kaffee sowieso bezahlt, entgehen dir stattdessen 3,20 €. Das ist die ehrliche Obergrenze.

Der Tarif Start kostet 7,99 € netto im Monat. Bei 2,50 € Rohertrag decken vier zusätzliche Kaffees im Monat diesen Betrag. Ob diese Kaffees wirklich dazukommen, kann dir niemand vorab versprechen. Ab Start siehst du in der Kundenliste, wer wiederkommt.

Was du an der Theke sagst

Ein Satz reicht, solange er zur Situation passt:

• Zum Gast, den du jeden Morgen siehst: „Nach zehn Kaffees geht der nächste aufs Haus. Deine Karte bekommst du hier per QR-Code.“
• Während die Maschine läuft: „Magst du kurz scannen? Bis dein Kaffee fertig ist, liegt die Karte im Handy.“
• Auf die Frage nach der App: „Keine Treubar-App und kein Treubar-Konto. Die Karte liegt in Apple Wallet oder Google Wallet. Für Google Wallet brauchst du ein Google-Konto und gegebenenfalls die Wallet-App.“

Die Voraussetzungen für Installation und Konto stehen in Googles Wallet-Anleitung.

Typische Fehler im Café

• Keine Regel für Sondergetränke. Zählt der Smoothie? Der Tee? Wenn die Aushilfe das spontan entscheidet, bekommt jeder Gast eine andere Antwort. Häng die Regel an die Kasse.
• Der Code hängt nur an der Tür. Beim Reinkommen denkt niemand an eine Treuekarte. Der Code muss dort stehen, wo Gäste warten.
• Der Start fällt in den Samstagsansturm. Übe an einem ruhigen Vormittag einmal den ganzen Weg: Karte holen, stempeln, einlösen.
• Der Mindestabstand ist zu streng. Wer mittags ein zweites Mal kommt und abgelehnt wird, fragt dein Team warum. Ein Mindestabstand ist standardmäßig aus. Setz ihn nur, wenn du einen Grund dafür hast.

Von der Papierkarte ins Wallet

Dein Papierstapel muss nicht an einem Tag verschwinden. Leg einen Stichtag fest. Bis dahin gilt beides, danach gibt es nur noch die Wallet-Karte. Alte Karten mit Stempeln löst du weiter ein, damit niemand etwas verliert.

Willst du Stempel übertragen, geht das ab Start im Profil des Gastes mit „Stempel anpassen“. Das dürfen Admins und Manager, nicht die Rolle Scanner. Im Morgenandrang ist dafür keine Zeit. Nimm die Papierkarte an, notiere den Namen und trag die Stempel nach dem Ansturm nach. Im Tarif Free lässt du die Papierkarten am einfachsten auslaufen. Den Ablauf beschreibt Papier vs. digitale Stempelkarte.

Welcher Tarif zu welchem Café passt

Mit Free testest du das Ganze mit bis zu 20 Kundenpässen an deinen treuesten Gästen. Start bietet unbegrenzt Kundenpässe, Kundenliste und Stempel-Protokoll. Mit Pro erreichst du alle Karteninhaber per Kampagne, etwa für zwei Stempel am ruhigen Nachmittag. Dein Team scannt dafür zweimal. Ein gesetzter Mindestabstand würde den zweiten Scan ablehnen. Apple Wallet zeigt eine Mitteilung, Google Wallet die Nachricht in den Kartendetails.

Dein Design wählst du aus 72 Stempelkarten-Vorlagen, weitere Ideen stehen in Kundenbindung im Café. Vergleiche die Tarife, bevor du dich entscheidest.

Die Grundlagen stehen im Ratgeber Digitale Treuekarte. Ob sich die Karte für dich rechnet, zeigt der Stempelkarten-Rechner.