Digitale Stempelkarte für Restaurant und Gastronomie

Gib deinen Gästen einen Grund für den nächsten Tisch.

Der Mittagstisch fürs Büro nebenan, die Pizza am Freitag, das Familienessen am Sonntag: Mit einer digitalen Treuekarte fürs Restaurant belohnst du die Menschen, die wieder bei dir essen. Jeder Besuch bringt das nächste Extra aus deiner Küche näher.

Mittags und abends sind zwei verschiedene Geschäfte

Dein Mittagsgast kommt jede Woche, hat vierzig Minuten Zeit und zahlt für sich. Dein Abendgast kommt alle paar Wochen, bleibt zwei Stunden und bringt oft andere mit. Beide sammeln auf derselben Karte, denn pro Betrieb gibt es eine Stempelkarte. Das Ziel muss also für beide tragen:

• Mittagstisch einmal pro Woche: Acht Stempel sind in rund zwei Monaten voll, sechs in etwa sechs Wochen.
• Abendessen alle zwei Wochen: Acht Stempel dauern knapp vier Monate, sechs rund drei Monate.
• Abendessen einmal im Monat: Acht Stempel dauern acht Monate. Bei so seltenen Besuchen ist ein Ziel unter sechs Stempeln ehrlicher.

Lebt dein Lokal vom Abendgeschäft, stell das Ziel danach ein. Zählt vor allem der Mittag, sind acht Stempel ein guter Ausgangspunkt. Wie du sie herleitest, erklärt der Artikel zur passenden Stempelzahl.

Stempeln, wenn der Service voll zu tun hat

Der Scan läuft dort, wo bezahlt wird, und braucht weder Kasse noch Extragerät. So bleibt der Ablauf am Tisch ruhig:

• Mit der Rechnung fragen. Wenn die Mappe kommt: „Sammelst du bei uns?“ Wer sammelt, öffnet den Pass. Die Servicekraft scannt ihn, wenn sie zum Kassieren kommt.
• Mit dem eigenen Handy. Jede Servicekraft meldet sich per QR-Code an. Die Rolle Scanner reicht fürs Tagesgeschäft, auch für Aushilfen in der Saison. Im Protokoll siehst du ab Start, wer wann gestempelt hat.
• Am Tresen ohne Tischservice. Beim Mittagstisch mit Selbstbedienung scannt die Person an der Kasse. Halte die Regel kurz: ein Besuch, ein Stempel.
• Auf der Terrasse ohne Empfang. Der Stempel wartet in der Warteschlange und wird bei Verbindung nachgetragen. Das Einlösen braucht allerdings eine Verbindung. Geh für die Einlösung kurz ins WLAN.

Ein Dessert aufs Haus muss die Küche wissen, bevor es bestellt wird. Frag deshalb beim Abräumen: „Karte voll?“ Zeigt der Pass die freigeschaltete Belohnung, bestellst du das Dessert und löst beim Bezahlen in der App ein. Beim Scan einer vollen Karte wählt dein Team „Einlösen & neuer Stempel“, damit der heutige Besuch auch zählt. Möchte dein Gast sie heute nicht nutzen, bewahrt die App sie auf.

Welche Belohnung zum Lokal passt

Die Belohnung sollte Lust auf deine Küche machen und sich leicht kalkulieren lassen:

• Pizzeria oder Trattoria: Dessert oder Vorspeise aufs Haus.
• Mittagslokal: Tagessuppe, Kaffee nach dem Essen oder ein Dessert. Ein Gericht aufs Haus wird schnell teuer und ist deutlich mehr als ein Dankeschön.
• Abendrestaurant: Vorspeise zum Teilen oder ein Dessert, das sonst selten bestellt wird. So lernt dein Gast etwas Neues aus deiner Küche kennen.

Für die Kalkulation zählt die Regel auf der Karte: Eine feste Speise kostet immer gleich viel. Ein Prozentsatz hängt davon ab, wie viele am Tisch sitzen und was sie bestellen. Wie du die Belohnung in deiner Kasse verbuchst, klärst du am besten einmal mit deiner Steuerberatung.

Rechenbeispiel: Dessert gegen Prozente

Alle Zahlen sind Beispielzahlen, keine Messwerte. Rechne mit deinen eigenen Werten nach.

• Mittagstisch: 11 € netto, Wareneinsatz 3,50 €, also 7,50 € Rohertrag ohne Personal und Miete.
• Dessert aufs Haus: Wareneinsatz 1,40 €.

Acht Mittagstische bringen 88 € Nettoumsatz und 60 € Rohertrag. Das Dessert kostet dich einmal 1,40 € Ware. Gibst du stattdessen 10 % auf einen Abendtisch mit 180 € Rechnung, sind das 18 € für einen einzigen Besuch.

Der Tarif Start kostet 7,99 € netto im Monat: Bei 7,50 € Rohertrag decken zwei zusätzliche Mittagstische den Betrag. Für Pro mit 39 € netto sind es sechs. Ob diese Besuche zustande kommen, kann dir vorher niemand zusagen. Ab Start liest du es aus der Kundenliste ab.

Was dein Service sagt

Im Lokal hat niemand Zeit für Erklärungen. Gib deinem Team einen Satz pro Situation:

• Beim Bringen der Rechnung: „Sammelst du schon bei uns? Nach acht Besuchen laden wir dich zum Dessert ein.“
• Wenn jemand fragt, wie es geht: „Einfach den Code in der Mappe scannen. Die Karte liegt dann im Wallet, ohne App.“
• Am Tisch mit Kollegen: „Jeder sammelt auf der eigenen Karte. Wer für alle zahlt, bekommt einen Stempel.“

Typische Fehler in der Gastronomie

• Tischregel nicht geklärt. Vier Handys, eine Rechnung: Ohne Regel entscheidet jede Servicekraft anders. Halte fest, was die FAQ unten beschreibt.
• Der Code hängt nur am Eingang. Beim Reinkommen geht es um den Tisch. In der Rechnungsmappe oder auf dem Tischaufsteller hat dein Gast Zeit.
• Lieferung ohne Regel. Über Lieferplattformen zeigt niemand einen Pass. Bei Abholung geht es dagegen. Sag vorher, was zählt.
• Volle Abende vergessen. Belohnungen, die die Küche am Samstag ausbremsen, sorgen für Ärger. Wähle etwas, das auch bei vollem Haus schnell rausgeht.

Vom Mittagskärtchen zur Wallet-Karte

Viele Mittagslokale geben Papierkarten mit „Jedes zehnte Essen gratis“ aus. Stellst du auf „Dessert aufs Haus“ um, ist das eine kleinere Belohnung. Sag das offen und löse alte Karten nach der alten Regel ein. Wer mitten im Sammeln steht, sollte nichts verlieren.

Beim Übertragen hilft ab Start „Stempel anpassen“ im Profil des Gastes, was Admins und Manager erledigen. Am besten nicht in der Mittagsspitze: Lass dir den Namen geben und trag die Stempel nachmittags nach. Mehr zum Umstieg steht unter Papier vs. digitale Stempelkarte.

Ein Lokal oder mehrere

Free reicht für einen ersten Test mit bis zu 20 Kundenpässen. Start bringt unbegrenzt Kundenpässe, Kundenliste und Stempel-Protokoll. Mit Pro machst du die neue Wochenkarte oder freie Tische per Kampagne bekannt. Apple Wallet zeigt eine Mitteilung, Google Wallet die Nachricht in den Kartendetails. Treubar nimmt keine Reservierungen an, die Buchung läuft weiter über deinen gewohnten Weg. Hast du mehrere Lokale, gilt mit Max eine Karte an bis zu fünf Standorten.

Das Design wählst du aus 72 Stempelkarten-Vorlagen. Vergleiche die Tarife, bevor du dich festlegst.

Die Grundlagen stehen im Ratgeber Digitale Treuekarte. Ob sich die Karte für dich rechnet, zeigt der Stempelkarten-Rechner.