Du kannst deine Stempelkarte digital anbieten und Datenschutz von Anfang an mitdenken. Mit Treubar sammeln deine Gäste im Wallet ohne zusätzliche App und ohne E-Mail-Adresse; hier erfährst du, welche Daten dabei anfallen und was du vor dem Start vorbereitest.
Welche Daten braucht eine digitale Stempelkarte?
Bei Treubar tragen Gäste einmal Vorname, Nachname und Geburtsdatum ein. Alle drei Angaben sind Pflichtfelder. Hinzu kommen Stempelstand, Stempel- und Einlösezeitpunkte, Standort und bei Team-Scans das Teammitglied. Technische Karten-, Geräte- und Browserkennungen ermöglichen die Zuordnung und Wallet-Updates.
E-Mail-Adresse, Wohnadresse, gekaufte Produkte und Einkaufsbeträge werden für die Stempelkarte nicht erfasst. Das Geburtsdatum hilft, namensgleiche Gäste zu unterscheiden, und wird für Geburtstagsgrüße genutzt, wenn du diese Funktion ab Pro einsetzt. Der Stempelverlauf zeigt auch, wann ein Gast bei dir war: Eine digitale Karte ist deshalb personenbezogen.
Der Grundsatz aus Artikel 5 ist einfach: Verarbeite nur die für den jeweiligen Zweck nötigen Daten. Ergänze im Anzeigenamen keine privaten Notizen oder Gesundheitsangaben.
Datenschutz vor dem Start: vier konkrete Schritte
- Zweck und Rechtsgrundlage festlegen. Beschreibe, wofür du die Karte und ihre Daten nutzt. Prüfe die Erforderlichkeit der Pflichtangaben für dein Programm. Behandle zusätzliche Werbung als eigenen Zweck.
- Gäste beim Anlegen informieren. Stelle deine Datenschutzhinweise dort bereit, wo Gäste ihre Angaben eintragen. Sie erklären insbesondere Verantwortlichen und Kontakt, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Drittlandtransfers, Speicherdauer oder deren Kriterien sowie die Rechte der Gäste.
- Auftragsverarbeitung dokumentieren. Dein Betrieb ist für das Treueprogramm verantwortlich; Treubar verarbeitet die Kartendaten in deinem Auftrag. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil des Nutzungsvertrags und beschreibt Daten, Schutzmaßnahmen und Dienstleister.
- Anfragen und Zugänge organisieren. Lege fest, wer Auskunft, Berichtigung und Löschung bearbeitet und wann Daten nicht mehr benötigt werden. Gib jedem Teammitglied einen eigenen Zugang und entferne ausgeschiedene Mitarbeitende.
So hast du einen klaren Ablauf für dein Team und eine verständliche Antwort für deine Gäste. Treubars Datenschutzerklärung erläutert zusätzlich die Verarbeitung durch Treubar selbst, etwa für Betriebs-Konten und technische Serverprotokolle.
EU-Hosting und Wallet: was du wissen solltest
Treubars Datenbank liegt in der EU. Treubar verkauft keine Gästedaten und erstellt daraus keine eigenen Werbeprofile. Der Ablauf der Stempelkarte in Apple Wallet & Google Wallet kommt ohne zusätzliches Treubar-Konto für Gäste aus.
Apple und Google arbeiten unterschiedlich: Für Apple-Wallet-Updates erhält Apple eine Gerätekennung und eine inhaltslose Benachrichtigung. Name und Stempelstand übermittelt Treubar dabei nicht an Apple. Google speichert das Wallet-Objekt einschließlich Name, Stempelstand, Gestaltung und Nachrichtentexten, sobald ein Gast Google Wallet auswählt – auch ohne anschließendes Speichern der Karte.
EU-Hosting bedeutet daher nicht, dass alle beteiligten Dienste ausschließlich in der EU verarbeiten. Die vollständigen Datenflüsse, einschließlich Google Fonts auf den Gästeseiten und möglicher US-Übermittlungen, stehen in Anlage 1 und Anlage 3 des AVV.
Stempel sammeln und Werbung getrennt behandeln
Das Hinzufügen einer Stempelkarte ist keine pauschale Einwilligung in Werbung. Lege vor Push-Kampagnen und Geburtstagsgrüßen fest, welche Einwilligungen du brauchst, und hole sie nachweisbar ein. Die Pflicht dazu liegt laut AVV bei deinem Betrieb.
Ab Pro können Zielgruppen und Automatisierungen Besuchsverhalten oder Geburtstage auswerten, um Empfänger zu bestimmen. Das ist Profiling für deine Werbung und gehört in deine Datenschutzhinweise. Weise klar und getrennt auf das jederzeitige Widerspruchsrecht hin und berücksichtige Widersprüche beim Versand. Weitere Antworten findest du in der FAQ.
Häufige Fragen
Ist eine Stempelkarte ohne E-Mail automatisch DSGVO-konform?
Nein. Auch Name, Geburtsdatum und zuordenbare Stempel sind personenbezogene Daten. Entscheidend sind ein passender Zweck, eine tragfähige Rechtsgrundlage, transparente Information und ein geregelter Umgang mit den Daten.
Brauche ich für das Sammeln immer eine Einwilligung?
Nicht jede Verarbeitung braucht eine Einwilligung. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach Zweck und Ausgestaltung deines Programms. Für notwendige Vertragsleistungen kommt Vertragserfüllung in Betracht; zusätzliche Werbung prüfst du separat.
Ist Papier einfacher beim Datenschutz?
Eine anonyme Papierkarte ohne Bezug zu einer Person verarbeitet keine personenbezogenen Daten. Digital erhältst du dafür Wallet-Komfort und einen nachvollziehbaren Stempelstand. Der Vergleich zwischen Papier und digital hilft dir bei der Wahl.
Deine Wallet-Stempelkarte vorbereiten
Erstelle deine Karte, prüfe den AVV und ergänze deine Datenschutzhinweise vor der Ausgabe an Gäste. Starte kostenlos mit Treubar – mit bis zu 20 Kundenpässen im Free-Tarif, ohne Treubar-App und ohne Treubar-Konto für deine Gäste. Die Wallet-Voraussetzungen gelten weiterhin.